Gestion de crise : Comment gérer souverainement les causes d’une crise en tant que PME ?

Gérer souverainement une crise

Gérer une crise : Juste pour nous nous comprenions dès le départ.

Vous ne gérez pas la crise avant tout mais l’origine de celle-ci afin d’éviter qu’elle ne se reproduise. D’où mon titre face à la relation de cause à effet.

Le temps est un élément incontournable dans la gestion de crise, car plus il s’écoule et plus le dommage augmente (effort, coût, besoin ressources humaines).

Mais alors que devons nous faire en tant que PME pour prendre des mesures précoces ?

Est-ce que l’effort en vaut la chandelle ?

J’ai vécu un peu de tout en gestion de crise ou gestion de changement. Car même les changements entrainent des risques qui mal gérés deviennent parfois des problèmes et causent des dommages parfois immenses.

J’ai même vécu des situations où le besoin de changement aura été repoussé jusqu’à ce que cela devienne intenable.

Car le coût engendré quotidiennement était moins élevé que les coûts du projet qui aurait déjà du avoir lieu.

Mais bon, je vous parle de projets de plusieurs dizaines de millions d’euros, parfois même plus pour certains gros clients de mon passé.

Petite parenthèse pour vous partager un peu de mon expérience à ce sujet. Mais revenons en à nos moutons.

Différencier les causes internes et externes d’une crise

Il est important de différencier les causes internes et externes.

En interne, on parle souvent de la gestion/ gouvernance du business, stratégie, efficacité de l’opérationnel etc…) et en externe de la globalisation, numérisation, crise économique ou sanitaire etc…

En général, les dirigeants ont tendance à se focaliser sur les causes de crises externes en négligeant celles internes. Il est évident que je conseille de se focaliser sur les deux aspects mais ayant connu ces moments de surcharge de travail, on a tendance à ne plus que réagir face à la situation.

En négligeant à droite certaines faiblesses ou manque de professionnalisme et de responsabilité, à gauche certaines assurances de qualité au niveau du travail fourni, l’inertie prend sa place peu à peu dans le système interne à l’entreprise. Et quelques mois plus tard, la production a réellement diminué, les fournisseurs ont du retard dans les livraisons, l’argent ne rentre pas comme il devrait par manque de qualité ou de suivi et le chef étage commence à devenir nerveux.

Réagir face à une situation de crise

Il réagit face à la situation plus que critique malgré les signaux de l’opérationnel vers le management et la direction quelques temps plus tôt. Personne n’est parfait j’ai parfois réagit ainsi.

Mais vous devriez reconnaitre tout abus ou dérives dans les processus et connaitre vos limites pour percevoir tout dépassement, aussi minime soit-il. Percevoir et prendre des mesures est vraiment nécessaire.

Le temps réduit considérablement vos chances en matière de gestion de

crise et surtout de sa cause/ ses causes, oui cela existe également.

Ce n’est pas seulement bon à faire mais plus que nécessaire.

En être conscient permet de pouvoir garder l’oeil sur la situation sans en faire une obsession. L’humain qui se respecte observe et surveille toute anomalie corporelle ou chose “anormale”. Ici c’est pareil finalement.

Le but est de pouvoir remédier à la problématique. Le plus tôt sera le mieux car le temps vous bouffe votre liquidité, exige plus d’attention niveau ressources et parfois laisse une mauvaise impression ou image auprès des personnes externes concernées (Clients, fournisseurs, partenaires etc.). La direction ainsi que le domaine finances/controlling se doit d’effectuer une analyse de cash flow et des conséquences des causes et des mesures à mettre en place.

Situation imprévue : niveau de clarté de l’imprévu

Situation imprévue exige d’être en clair sur le niveau de l’imprévu aussi bien au niveau financier, que des ressources et du temps nécessaire pour d’une part pouvoir valider le projet correctement et ensuite assurer le bon déroulement des opérations. Pensez pour cela au facteur temps. Plus vous repoussez ou plus la gestion du projet de changement dure, plus le coût sera dans la plupart des cas élevés ! En général, les petites et très grandes sociétés font appel à des responsables externe comme moi pour gérer à bien ce genre de projets. Le risque est parfois trop haut, ou la main d’oeuvre ou l’expertise n’est pas présente au sein de l’entreprise. Successful Parentpreneur se voit à même par le biais de notre société soeur de mener ce genre de projets. N’hésitez pas à nous contacter en cas de besoin.

Mesures précises à mettre en place

À ce sujet, il est important de vous indiquer les mesures précises à mettre en place (c’est cadeau, ceci à une énorme valeur commerciale de plusieurs centaines d’euros minimum !).

Analyse de la situation actuelle

1. Analysez la situation actuelle et de comparer l’état actuel avec l’état souhaité. Pour cela faites appel à votre documentation de processus, les cahiers de gestion d’exigences etc.

Identification du problème

2. Identifiez si le problème est d’origine organisationnelle ou procédurale ou même les deux. Le but est de prendre des mesures et de les mettre en place. Donc la situation doit être concrètement identifié afin de ne pas oublier un élément perturbateur au bon déroulement des processus ou de la chaine de processus concernée.

Planification et conception

3. Mettez en place la planification et conception des mesures nécessaires. Cela peut engendrer un changement du/ des processus, de personnel(s) et de responsable(s) concernés. Effectivement cela peut emmener d’autres conséquences avec eux. Pensez de manière latérale en observant les éléments voisins, les domaines ou départements concernés soit avant ou après dans la chaine de processus ainsi que l’implication de toutes les personnes concernées dans votre business. En général, la plupart ont une équipe à taille humaine. J’ai accompagné des clients avec plusieurs centaines voir plusieurs milliers d’employés et cela commence à devenir primordial de penser à tout !

Bon déroulement d’une gestion de crise

4. Assurez le bon déroulement de la mise en place des mesures. Assurer pour cela une phase de tests afin d’assurer le bon fonctionnement des processus concernés avant de boucler le projet et de bien assurer le transfert de responsabilité si nous parlons de changement de fonction niveau personnel. Cela se planifie avec une phase d’apprentissage, de transfert de responsabilités et un petit accompagnement du nouveau responsable par l’ancien responsable après le transfert. Un tel transfert ne peut fonctionner que lorsque tous les éléments pertinents sont bien documentés ! Pensez-y ! Vous y gagnerez du temps le jour où cela vous arrivera. Car cela vous arrivera. C’est normal et pratiquement irrémédiable.

Surveillance

5. Appliquez un mécanisme de surveillance de votre système procédural et organisationnel. La hiérarchie managériale est responsable de ce dernier. La gestion de l’infrastructure du système devrait être délégué à un spécialiste informatique qui assure le bon fonctionnement et connait parfaitement toutes ses plans d’urgence en cas de sauvegarde/ exécution double copie backups / Restart en cas de serveur à l’arrêt (système sur site) et gestion accès remote de tous les usagers / autorisation et droits. Veillez à la bonne documentation de votre système. De vos processus, de votre organisme, de votre société. Vous voyez des signaux de crise venir doucement à l’horizon. Faites vous une image de la situation sur le plan analytique. Parlez et gérer toujours la situation avec les personnes concernées (responsable, managers etc.). Vous ferez ainsi preuve de leadership. Car c’est dans ces moments là que l’on apprend à s’apprécier entre collègues ou subordonnés et pas durant la fête de fin d’année au sein d’une ambiance collégiale !

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Image de Steve Buissinne sur Pixabay